Tietosuojaseloste – Aulaan-palvelu (verkkosivu ja SaaS)

Päivitetty: 10.12.2025

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Sofitum Oy käsittelee henkilötietojasi käyttäessäsi Aulaan-kiinteistötietojärjestelmän sovellusvuokrauspalvelussa tai vieraillessasi verkkosivustolla aulaan.com

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Sofitum Oy
‍Y-tunnus: 3476030-7
Pitkämäenkatu 13, 20250 Turku
Sähköposti: privacy@sofitum.com
‍
Tietosuojavastaava:
‍Juha Raitanen
juha.raitanen@sofitum.com
+358 40 824 4203

2. Milloin Sofitum on rekisterinpitäjä ja milloin käsittelijä?

Sofitum henkilötietojen käsittelijänä
‍Kun käytät Aulaan-palvelua organisaation (esim. vuokrataloyhtiö, säätiö tai kiinteistönomistaja) kautta, kyseinen asiakasorganisaatio on rekisterinpitäjä, ja Sofitum toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Näissä tapauksissa käsiteltävät tiedot voivat sisältää esimerkiksi:

• Asukkaan nimi, osoite, sähköposti, syntymäaika
• Huoneiston osakkeenomistajan vastaavat tiedot
• Asiakasorganisaation käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttäjätunnukset

Sofitum ei päätä, mitä tietoja Aulaan-palveluun syötetään – se on aina asiakasorganisaation vastuulla. Ajantasainen lista alikäsittelijöistä löytyy Aulaan-palvelun tietosuojasivulta.

Sofitum henkilötietojen rekisterinpitäjänä
Sofitum on rekisterinpitäjä, kun:

• Kehitetään ja parannetaan Aulaan-palvelua
• Parannetaan tietoturvaa
• Tarjotaan käyttäjätukea
• Tehdään markkinointitoimenpiteitä

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Sofitum voi käsitellä seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Käyttötiedot: IP-osoite, selaintyyppi (user agent), käyttäjätunnus, käyttöajankohdat
• Palvelun käyttödata: toiminnalliset tapahtumat, lokitiedot
• Evästeet ja seurantateknologiat: sivuston ja sovelluksen käyttökokemuksen parantamiseksi

4. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?

• Palvelun tekninen toiminta ja tuki
• Kehitystyö ja käyttökokemuksen optimointi
• Tietoturvan varmistaminen ja väärinkäytösten ehkäisy
• Asiakassuhteen hoitaminen ja viestintä
  
  Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarkoituksiin, jotka mahdollistavat asiakkaillemme tuotteidemme käytön ja varmistavat ensiluokkaisen asiakaskokemuksen. Näin ollen käsittelemme henkilötietoja erityisesti seuraaviin tarkoituksiin seuraaviin käsittelyperusteisiin perustuen:
  Asiakassuhteen hallinnointi, kuten meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen solmiminen, täytäntöönpano ja mahdollinen myöhempi muuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä asiakassuhteeseen liittyvä viestintä, kuten asiakaspalvelun tarjoaminen, asiakassuhteisiin tai tuotteisiimme liittyvien tiedotteiden ja muun sisällön lähettäminen sekä muu olemassa olevien asiakkaiden edustajien pyyntöihin ja tiedusteluihin vastaaminen eri kanavia käyttäen. Tämän käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme sekä suhteesi organisaatioon, jonka kanssa olemme solmineet asiakassuhteen liittyen tuotteidemme käyttöön.
  ‍
  Asiakastapaamisten dokumentointi sekä keskustelujen pääkohtien ja päätösten kirjaaminen, mukaan lukien suullisten kokouspuheenvuorojen kerääminen, litterointi, tallentaminen, jäsentäminen, jakaminen, anonymisointi ja poistaminen. Käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), jonka tavoitteena on yhteistyön tehokkuuden, tarkkuuden, saavutettavuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä asiakasviestinnän parantaminen.

5. Oikeusperusteet käsittelylle

Käsittelyn oikeusperuste on Sofitumin oikeutettu etu. Käsittelemme tietoja vain, kun:

• Käsittely on tarpeen liiketoiminnan kehittämiseksi ja tietoturvan varmistamiseksi
• Käsittely ei ole ristiriidassa rekisteröidyn yksityisyyden tai oikeuksien kanssa

6. Tietojen jakaminen ja siirrot

Sofitum voi jakaa tietojasi:

• Viranomaisten kanssa lain edellyttämissä tapauksissa
• Alikäsittelijöille, joilla on tietojenkäsittelysopimus Sofitumin kanssa

EU:n/ETA:n ulkopuolelle siirryttäessä käytetään EU:n mallisopimuslausekkeita suojatoimena.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista käyttötarkoituksen täyttämiseksi. Ellei toisin ilmoiteta, säilytysaika on enintään 3 vuotta viimeisestä aktiivisuudestasi.

8. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• Korjata virheelliset tiedot
• Poistaa tiedot (“oikeus tulla unohdetuksi”)
• Vastustaa tai rajoittaa käsittelyä
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit esittää pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen: privacy@sofitum.com
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

9. Ota yhteyttä

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä:

Sofitum Oy
Pitkämäenkatu 13, 20250 Turku
Sähköposti: privacy@sofitum.com

10. Päivitykset

Sofitum pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.
‍
Viimeisin päivitys: 13.6.2025