Lue miten Aulaan on auttanut kiinteistöalan yrityksiä tehostamaan toimintaansa.
"Näemme erityistä potentiaalia tekoälyn hyödyntämisessä hakemusten käsittelyssä, palveluprosessien ohjauksessa ja operatiivisen tilannekuvan muodostamisessa."
- Kimmo Pihlman, toimitusjohtaja, Nuorisoasuntojen Isännöinti Oy
Nuorisoasuntojen Isännöinti Oy vastaa Nuorisosäätiön omistamien kiinteistöjen operatiivisesta johtamisesta, vuokrauksesta ja elinkaaren hallinnasta. Toiminta kattaa vuokrauksen, isännöinnin, huollon ja asiakaspalvelun, korjausten koordinoinnin, kiinteistöjen elinkaaren hallinnan sekä asukasprosessit, minkä vuoksi toiminnanohjauksella on keskeinen merkitys koko organisaation onnistumiselle.
Yhtiö hallinnoi 31 kiinteistön ja 2 200 asunnon kokonaisuutta, jossa asuu noin 2 700 asukasta. Toiminnan mittakaava näkyy arjessa muun muassa noin 800 vuosittaisena asukasvaihtona, tuhansina hakemuksina sekä suurena asiakas- ja palveluviestien volyymina.
Nuorisoasuntojen Isännöinnin nykyinen ERP-ratkaisu ei enää vastannut riittävän hyvin yhtiön nykyisiä ja tulevia tarpeita eikä tarjonnut haluttua pohjaa toimintatapojen seuraavalle kehitysvaiheelle. Toiminnan kehittyessä osa prosesseista oli muodostunut sellaisiksi, että niitä hoidettiin järjestelmän ulkopuolella tai erillisillä työvaiheilla. Tämä näkyi manuaalisena työnä erityisesti raportoinnissa ja tiedon käsittelyssä, puutteellisena läpinäkyvyytenä operatiivisiin prosesseihin sekä rajallisina mahdollisuuksina kehittää työnkulkuja järjestelmätasolla.
Suuri hakemusmäärä, jatkuva asiakasvuorovaikutus ja merkittävä asukasvaihtuvuus korostavat tarvetta sujuville ja hyvin ohjatuille työnkuluille. Nuorisoasuntojen Isännöinnin tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tukee paremmin päivittäistä toimintaa, mahdollistaa toimintatapojen kehittämisen ja vähentää järjestelmän ulkopuolista työtä.
Valintaprosessissa keskeisiä arviointikriteereitä olivat kokonaisuuden hallinta yhdestä järjestelmästä, tiedon ajantasaisuus, käytettävyys päivittäisessä työssä sekä mahdollisuus yhtenäistää prosesseja ja hyödyntää tekoälyä osana arjen toimintaa. Myös kilpailukykyinen kokonaiskustannus sekä ratkaisun pitkäjänteinen kehityskyky olivat merkittäviä tekijöitä.
Lisäksi tavoitteena oli parantaa toiminnan tehokkuutta, saavuttaa työ- ja aikasäästöjä keskeisissä prosesseissa sekä vapauttaa henkilöstön aikaa enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten asiakaskohtaamisiin.
Aulaan vastasi näihin tarpeisiin kokonaisuutena arvioiden parhaiten. Ratkaisussa painottui erityisesti sen soveltuvuus käytännön operatiivisiin prosesseihin sekä Sofitumin valmius kehittää ratkaisua yhteistyössä asiakkaiden kanssa.
Nuorisoasuntojen Isännöinnissä erityisen merkittävänä nähtiin se, että tekoälyn hyödyntäminen on huomioitu Aulaan-järjestelmän kehityksessä jo alusta lähtien eikä vain erillisenä lisäominaisuutena. Nuorisoasuntojen Isännöinti uskoo tämän muodostavan Aulaan-järjestelmälle merkittävän kilpailuedun tulevaisuudessa verrattuna perinteisiin järjestelmäratkaisuihin, joissa tekoälyä pyritään usein sovittamaan olemassa oleviin rakenteisiin jälkikäteen. Potentiaalia nähdään erityisesti hakemusten käsittelyssä, palveluprosessien ohjauksessa ja operatiivisen tilannekuvan muodostamisessa.
Nuorisoasuntojen Isännöinnissä odotetaan Sofitumin kanssa pitkäjänteistä kumppanuutta, jossa järjestelmää kehitetään käytännön tarpeiden pohjalta. Tavoitteena on hallita palveluprosesseja nykyistä yhtenäisemmin ilman järjestelmän ulkopuolisia työvaiheita sekä tukea päivittäistä toimintaa ja johdon päätöksentekoa datan avulla.
Tulevaisuudessa Nuorisoasuntojen Isännöinti odottaa Aulaan-järjestelmältä ennen kaikkea kehittymiskykyä ja soveltuvuutta muuttuvaan toimintaympäristöön. Toiminnan kehittäminen perustuu ennakoivaan ja dataohjattuun toimintatapaan, jossa yhdistyvät tehokas vuokraus, hyvä asukaskokemus ja suunnitelmallinen kiinteistöjen elinkaaren hallinta.
Tavoitteena on hallita huolto-, korjaus- ja kunnossapitoprosesseja nykyistä ennakoivammin sekä muodostaa ajantasainen tilannekuva kiinteistöjen kunnosta ja korjaustarpeista. Dataohjatun toimintamallin nähdään tukevan sekä operatiivista tehokkuutta että kiinteistöjen pitkäjänteistä arvonhallintaa.
Asukaskokemuksen kehittäminen on keskeisessä roolissa. Nuorisoasuntojen Isännöinti haluaa tarjota kohderyhmän tarpeet huomioivaa palvelua, joka näkyy sujuvampina prosesseina, parempana viestintänä ja lyhyempinä käsittelyaikoina. Hyvän asukaskokemuksen nähdään tukevan käyttöastetta, vähentävän vaihtuvuutta ja vahvistavan asukkaiden sitoutumista.
Käyttöönotto on vielä alkuvaiheessa, joten järjestelmän hyödyt tarkentuvat käytön myötä. Jo nyt sen nähdään kuitenkin tarjoavan vahvan perustan toimintamallien kehittämiselle sekä organisaation kyvylle ohjata ja kehittää omia prosessejaan myös tulevaisuudessa.
"Samalla odotamme, että käyttöönoton myötä organisaation kyky ymmärtää, ohjata ja kehittää omia työnkulkujaan vahvistuu, mikä tukee toiminnan jatkuvaa parantamista myös jatkossa", kertoo Nuorisoasuntojen Isännöinnin toimitusjohtaja Kimmo Pihlman.
%20(1).png){kind=logo}
"Projektissa erityisen positiivisena asiana koimme Sofitumin joustavan ja ratkaisukeskeisen toimintatavan."
- Kimi Blomström, asiakaspäällikkö, Fastighets Ab Ebba Kiinteistö Oy
Fastighets Ab Ebba Kiinteistö Oy on Pietarsaaren kaupungin kokonaan omistama kiinteistöosakeyhtiö, joka hallinnoi yli 600 vuokra-asuntoa sekä muita kiinteistöjä Pietarsaaren alueella.
Ebban laajan kiinteistökannan hallinnointi suhteellisen pienellä organisaatiolla asettaa omat vaatimuksensa päivittäiselle toiminnalle. Ebbassa haluttiin löytää toimintatapoja ja työkaluja, joiden avulla arkea voidaan tehostaa ja tiedot keskittää yhteen paikkaan. Teknologian kehitystä ja markkinoille tulevia uusia ratkaisuja seurattiin aktiivisesti. Vaihtoehtoja vertaillessa kävi selväksi, ettei käytössä ollut järjestelmä enää vastannut nykypäivän vaatimuksia tai mahdollistanut toiminnan kehittämistä halutulla tavalla. Tarve modernimmalle ja tulevaisuuden tarpeita paremmin tukevalle järjestelmälle oli selkeä.
Ebba kartoitti markkinoiden vaihtoehtoja huolellisesti ja kävi keskusteluja useiden toimittajien kanssa. Aulaan erottui kokonaisuutena, joka vastasi hyvin heidän tarpeisiinsa. Myös yhteistyö Sofitumin kanssa vakuutti Ebban jo varhaisessa vaiheessa.
Päätökseen vaikuttivat erityisesti järjestelmän taloudellinen kestävyys, moderni teknologia sekä Ebban ja Sofitumin yhteinen näkemys kiinteistöhallinnan pitkäjänteisestä kehittämisestä. Tärkeää oli löytää kumppani, jonka kanssa toimintaa voidaan kehittää myös tulevaisuudessa.
Aulaan-järjestelmän käyttöönotto eteni suunnitellusti, ja yhteistyö sekä kommunikointi Sofitumin kanssa sujuivat hyvin koko projektin ajan. Projektin selkeä johtaminen ja avoin vuoropuhelu auttoivat pitämään käyttöönoton hallittuna kokonaisuutena. Yhteisten ratkaisujen löytäminen on onnistunut hyvässä hengessä koko käyttöönoton ajan.
Sofitum on näyttäytynyt helposti lähestyttävänä kumppanina, joka on aidosti kiinnostunut asiakkaan tarpeista. Tämä on vahvistanut luottamusta siihen, että järjestelmää ja toimintatapoja voidaan kehittää yhdessä myös käyttöönoton jälkeen.
Uuteen järjestelmään siirtyminen on aina myös muutosprosessi. Ennen käyttöönottoa järjestetyt koulutukset auttoivat henkilöstöä tutustumaan järjestelmään etukäteen ja tukivat sujuvaa siirtymää.
Aulaan tarjoaa Ebballe paremmat edellytykset hallita tietoa ja kehittää toimintaa. Samalla manuaalinen työ vähenee ja päivittäiset tehtävät sujuvat tehokkaammin. Ebbassa järjestelmän odotetaan tuovan merkittäviä tehokkuushyötyjä arkeen.
Muille kiinteistöhallintajärjestelmän vaihtoa harkitseville Kimi Blomström suosittelee tutustumaan Aulaan-järjestelmään avoimin mielin: "Esittelyn avulla saa hyvän kuvan siitä, mitä nykyaikainen kiinteistöhallintajärjestelmä voi tarjota ja kuinka paljon se voi helpottaa päivittäistä työtä."
Tulevaisuudessa Ebbassa odotetaan Aulaan-järjestelmältä toimintavarmuutta, jatkuvaa kehitystä ja uusia ominaisuuksia, jotka tukevat kiinteistöhallinnan muuttuvia tarpeita. Yhtä tärkeänä nähdään pitkäjänteinen yhteistyö Sofitumin kanssa sekä mahdollisuus kehittääjärjestelmää käytännön tarpeiden pohjalta.
“Samassa ajassa, jossa aiemmin tehtiin yksi palvelupyyntö, tehdään nyt kolme.”
- Juho Salonen, toimitusjohtaja, Raision Vuokra-asunnot Oy
Raision Vuokra-asunnot Oy vastaa kaupungin omistamien vuokra-asuntojen hallinnoinnista, kehittämisestä ja asumispalveluiden sujuvuudesta sekä laadusta.
Ennen Aulaan-järjestelmän käyttöönottoa organisaatio kohtasi haasteita vanhan kiinteistöhallintajärjestelmän kanssa. Järjestelmä oli jäänyt ajastaan jälkeen: se oli kankea käyttää, sen asiakastuki ja käytettävyys ei tukenut arjen työtehtäviä ja kokonaiskustannukset olivat korkealla tasolla suhteessa saatavaan hyötyyn. Näiden tekijöiden myötä syntyi tarve uudistaa järjestelmäkokonaisuutta ja löytää ratkaisu, joka tukee paremmin päivittäistä tekemistä ja organisaation tavoitteita.
Uutta ratkaisua valittaessa keskiöön nousi ennen kaikkea helppokäyttöisyys. Raision Vuokra-asunnot etsi kiinteistöhallintajärjestelmää, joka ei ainoastaan täytä teknisiä vaatimuksia, vaan aidosti sujuvoittaa työntekoa. Aulaan vastasi tähän tarpeeseen tarjoamalla modernin, selkeän ja intuitiivisen kokonaisuuden, joka istui luontevasti organisaation päivittäisiin prosesseihin.
Käyttöönotto eteni suunnitelmallisesti ja hallitusti. Projekti vietiin läpi selkeällä mallilla, jossa säännöllinen vuorovaikutus ja yhteistyö Sofitumin asiantuntijoiden kanssa varmisti sujuvan etenemisen. Erityisen positiivisena kokemuksena nousi esiin käyttöönoton nopeus: uusi järjestelmä saatiin käyttöön ilman raskasta siirtymävaihetta, mikä minimoi kuormituksen organisaatiossa. Yhteistyö Sofitumin kanssa koettiin alusta alkaen ammattimaiseksi ja asiakaslähtöiseksi, mikä vahvisti luottamusta koko prosessin ajan.
“Olemme kokeneet itsemme tärkeäksi asiakkaaksi alusta alkaen, mikä on keskeinen osa onnistunutta asiakaskokemusta” kertoo Juho Salonen, Raision Vuokra-asunnot Oy:n toimitusjohtaja.
Uuden järjestelmän vaikutukset näkyivät nopeasti arjessa. Henkilöstö otti uuden järjestelmän hyvin vastaan ja erityisesti sen selkeys ja helppokäyttöisyys saivat kiitosta. Kiinteistöhallinnan prosessit sujuvoituivat merkittävästi ja konkreettisena esimerkkinä palvelupyyntöjen käsittely tehostui huomattavasti. Samassa ajassa, jossa aiemmin laadittiin yksi palvelupyyntö, tehdään nyt kolme. Tämä parannus ei ainoastaan lisää tehokkuutta, vaan näkyy myös parempana palveluna asukkaille.
Juho Salosen mukaan järjestelmäuudistuksessa olennaista on keskittyä siihen, mikä aidosti helpottaa arkea. Kun kiinteistöhallintajärjestelmä on helppokäyttöinen ja tukee työnkulkuja, hyödyt realisoituvat nopeasti koko organisaatiossa.
Tulevaisuudessa Raision Vuokra-asunnot odottaa Aulaan-järjestelmältä jatkuvaa kehittymistä, erityisesti tekoälyn hyödyntämisen osalta. Tavoitteena on entistä älykkäämpi kiinteistöhallinta, jossa järjestelmä tukee paitsi päivittäisiä prosesseja myös päätöksentekoa ja ennakointia.
“Meille Aulaan-järjestelmä tarjoaa selvän kehityspolun pitkälle tulevaisuuteen, jotta onnistumme tuottamaan parasta mahdollista asiakaskokemusta Jyrkkälän asukkaille.”
- Lauri Ahonen, toimitusjohtaja, Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku
Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku vastaa Jyrkkälän alueen asumisratkaisuista ja niiden kehittämisestä. Toimitusjohtaja Lauri Ahosen johdolla organisaatiossa on tunnistettu tarve uudistaa toimintaa vastaamaan nopeasti muuttuvan maailman ja asiakkaiden odotuksia.
Ajatus kiinteistöhallintajärjestelmän vaihtamisesta syntyi osana laajempaa teknologian ja infrastruktuurin uudistusta. Kiinteistöala ei ole enää irrallaan digitaalisesta kehityksestä - päinvastoin. Asiakkaiden tarpeet ovat kehittyneet nopeasti, mutta järjestelmät eivät ole pysyneet mukana samassa tahdissa. Jyrkkälässä ymmärrettiin, että kehityksessä mukana pysyminen ei ole valinta, vaan edellytys sille, että asukkaille voidaan tarjota parasta mahdollista palvelua.
Uutta ratkaisua valittaessa ratkaisevaksi nousi kokonaisuus ja erityisesti tulevaisuuden mahdollisuudet. Aulaan ei tarjonnut pelkästään tämän hetken tarpeisiin sopivaa kiinteistöhallintajärjestelmää, vaan alustan, joka avaa uusia tapoja hyödyntää dataa ja kehittää liiketoimintaa. Ajatus siitä, että dataa voidaan tulevaisuudessa analysoida luonnollisella kielellä, nähdään merkittävänä kilpailuetuna - keinona ymmärtää toimintaa syvemmin ja tehdä parempia päätöksiä.
Käyttöönotto sujui alusta alkaen sujuvasti ja yhteistyö Sofitumin tiimin kanssa on ollut tiivistä ja mutkatonta. Erityisen arvokkaaksi koettiin kumppanin halu ymmärtää Jyrkkälän liiketoimintaa ja tarpeita aidosti. Jyrkkälässä voidaan keskittyä omaan ydinosaamiseen, kun teknologinen toteutus rakentuu vahvan kumppanuuden varaan.
Käyttöönoton aikana positiivisena ja jopa yllättävänä asiana korostui yhteistyön laatu ja merkitys. Jo palveluntarjoajia kartoitettaessa syntyi tunne, että kiinteistöalalla on käynnissä historiallinen murros: vaihtoehtoja on nyt enemmän kuin koskaan, ja kilpailu vie koko toimialaa eteenpäin. Yhteistyö Sofitumin kanssa on näyttäytynyt arvolähtöisenä strategisena kumppanuutena, jossa palveluntarjoaja elää asiakkaansa onnistumisesta. Kumppani ei ainoastaan toimita järjestelmää, vaan ajattelee yhdessä asiakkaan kanssa loppukäyttäjää - asukasta - ja laajemminkin suomalaisten hyvinvointia. Tämä ajattelutapa on heijastunut koko käyttöönottoprojektiin, joka on toteutunut vahvasti yhteisöllisesti. Yhteisölähtöinen kehittäminen on vahvistanut sitoutumista ja luonut tunteen siitä, että ratkaisu rakennetaan yhdessä.
Koko henkilöstö on ottanut uuden järjestelmän käyttöön hienosti. Kiinteistöhallintajärjestelmän vaihto on aina merkittävä ponnistus, mutta Jyrkkälässä muutos nähtiin mahdollisuutena kehittää omaa työtä ja koko toimialaa. Samalla rakennetaan ratkaisuja, jotka eivät hyödytä vain yhtä organisaatiota, vaan vievät koko alaa eteenpäin.
Uuden järjestelmän hyödyt eivät rajoitu pelkästään tehokkuuteen tai prosesseihin, vaan ne näkyvät ennen kaikkea ihmisissä.
“Yhdessä koettu iso muutos on luonut yhteenkuuluvuutta - onnistuimme yhdessä!”, kertoo Lauri Ahonen, Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolun toimitusjohtaja.
Toimiva ja nopeasti kehittyvä ohjelmisto tuo tekemiseen yhteisen rytmin, synkronoi tiimin arkea ja harmonisoi eri työtehtäviä. Kun työväline lakkaa vastustamasta ihmistä, työ muuttuu sujuvammaksi ja mielekkäämmäksi ja samalla ihmiset pääsevät loistamaan omassa työssään.
Tulevaisuudessa Aulaan-järjestelmä nähdään keskeisenä osana kiinteistöhallinnan kehitystä. Sen rooli ei rajoitu operatiiviseen tekemiseen, vaan ulottuu laajemmin asumisen laadun ja sujuvuuden parantamiseen. Kiinteistöhallintajärjestelmillä on suora vaikutus arjen sujuvuuteen asuinyhteisöissä ja Jyrkkälässä tavoitteena on hyödyntää tätä vaikutusta mahdollisimman hyvin.
Lauri Ahosen viesti muille toimijoille on selkeä: maailma muuttuu nopeasti, ja kehityksessä on pysyttävä mukana. Rohkeat päätökset ja oikeat työkalut mahdollistavat paremman asiakaskokemuksen - nyt ja tulevaisuudessa.
.png)