Järjestelmä, joka ei pysynyt työn tahdissa

Raision Vuokra-asunnot Oy vastaa kaupungin omistamien vuokra-asuntojen hallinnoinnista, kehittämisestä ja asumispalveluiden sujuvuudesta sekä laadusta.

Ennen Aulaan-järjestelmän käyttöönottoa organisaatio kohtasi haasteita vanhan kiinteistöhallintajärjestelmän kanssa. Järjestelmä oli jäänyt ajastaan jälkeen: se oli kankea käyttää, sen asiakastuki ja käytettävyys ei tukenut arjen työtehtäviä ja kokonaiskustannukset olivat korkealla tasolla suhteessa saatavaan hyötyyn. Näiden tekijöiden myötä syntyi tarve uudistaa järjestelmäkokonaisuutta ja löytää ratkaisu, joka tukee paremmin päivittäistä tekemistä ja organisaation tavoitteita.

Helppokäyttöisyys ratkaisi valinnan

Uutta ratkaisua valittaessa keskiöön nousi ennen kaikkea helppokäyttöisyys. Raision Vuokra-asunnot etsi kiinteistöhallintajärjestelmää, joka ei ainoastaan täytä teknisiä vaatimuksia, vaan aidosti sujuvoittaa työntekoa. Aulaan vastasi tähän tarpeeseen tarjoamalla modernin, selkeän ja intuitiivisen kokonaisuuden, joka istui luontevasti organisaation päivittäisiin prosesseihin.

Käyttöönotto eteni suunnitelmallisesti ja hallitusti. Projekti vietiin läpi selkeällä mallilla, jossa säännöllinen vuorovaikutus ja yhteistyö Sofitumin asiantuntijoiden kanssa varmisti sujuvan etenemisen. Erityisen positiivisena kokemuksena nousi esiin käyttöönoton nopeus: uusi järjestelmä saatiin käyttöön ilman raskasta siirtymävaihetta, mikä minimoi kuormituksen organisaatiossa. Yhteistyö Sofitumin kanssa koettiin alusta alkaen ammattimaiseksi ja asiakaslähtöiseksi, mikä vahvisti luottamusta koko prosessin ajan.

“Olemme kokeneet itsemme tärkeäksi asiakkaaksi alusta alkaen, mikä on keskeinen osa onnistunutta asiakaskokemusta” kertoo Juho Salonen, Raision Vuokra-asunnot Oy:n toimitusjohtaja.

Enemmän aikaan samassa ajassa

Uuden järjestelmän vaikutukset näkyivät nopeasti arjessa. Henkilöstö otti uuden järjestelmän hyvin vastaan ja erityisesti sen selkeys ja helppokäyttöisyys saivat kiitosta. Kiinteistöhallinnan prosessit sujuvoituivat merkittävästi ja konkreettisena esimerkkinä palvelupyyntöjen käsittely tehostui huomattavasti. Samassa ajassa, jossa aiemmin laadittiin yksi palvelupyyntö, tehdään nyt kolme. Tämä parannus ei ainoastaan lisää tehokkuutta, vaan näkyy myös parempana palveluna asukkaille.

Juho Salosen mukaan järjestelmäuudistuksessa olennaista on keskittyä siihen, mikä aidosti helpottaa arkea. Kun kiinteistöhallintajärjestelmä on helppokäyttöinen ja tukee työnkulkuja, hyödyt realisoituvat nopeasti koko organisaatiossa.

Kohti ennakoivampaa kiinteistöhallintaa

Tulevaisuudessa Raision Vuokra-asunnot odottaa Aulaan-järjestelmältä jatkuvaa kehittymistä, erityisesti tekoälyn hyödyntämisen osalta. Tavoitteena on entistä älykkäämpi kiinteistöhallinta, jossa järjestelmä tukee paitsi päivittäisiä prosesseja myös päätöksentekoa ja ennakointia.

Kun nykyjärjestelmät eivät enää riittäneet

Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku vastaa Jyrkkälän alueen asumisratkaisuista ja niiden kehittämisestä. Toimitusjohtaja Lauri Ahosen johdolla organisaatiossa on tunnistettu tarve uudistaa toimintaa vastaamaan nopeasti muuttuvan maailman ja asiakkaiden odotuksia.

Ajatus kiinteistöhallintajärjestelmän vaihtamisesta syntyi osana laajempaa teknologian ja infrastruktuurin uudistusta. Kiinteistöala ei ole enää irrallaan digitaalisesta kehityksestä - päinvastoin. Asiakkaiden tarpeet ovat kehittyneet nopeasti, mutta järjestelmät eivät ole pysyneet mukana samassa tahdissa. Jyrkkälässä ymmärrettiin, että kehityksessä mukana pysyminen ei ole valinta, vaan edellytys sille, että asukkaille voidaan tarjota parasta mahdollista palvelua.

Kohti älykkäämpää kiinteistöhallintaa

Uutta ratkaisua valittaessa ratkaisevaksi nousi kokonaisuus ja erityisesti tulevaisuuden mahdollisuudet. Aulaan ei tarjonnut pelkästään tämän hetken tarpeisiin sopivaa kiinteistöhallintajärjestelmää, vaan alustan, joka avaa uusia tapoja hyödyntää dataa ja kehittää liiketoimintaa. Ajatus siitä, että dataa voidaan tulevaisuudessa analysoida luonnollisella kielellä, nähdään merkittävänä kilpailuetuna - keinona ymmärtää toimintaa syvemmin ja tehdä parempia päätöksiä.

Yhdessä rakennettu muutos kantaa pitkälle

Käyttöönotto sujui alusta alkaen sujuvasti ja yhteistyö Sofitumin tiimin kanssa on ollut tiivistä ja mutkatonta. Erityisen arvokkaaksi koettiin kumppanin halu ymmärtää Jyrkkälän liiketoimintaa ja tarpeita aidosti. Jyrkkälässä voidaan keskittyä omaan ydinosaamiseen, kun teknologinen toteutus rakentuu vahvan kumppanuuden varaan.

Käyttöönoton aikana positiivisena ja jopa yllättävänä asiana korostui yhteistyön laatu ja merkitys. Jo palveluntarjoajia kartoitettaessa syntyi tunne, että kiinteistöalalla on käynnissä historiallinen murros: vaihtoehtoja on nyt enemmän kuin koskaan, ja kilpailu vie koko toimialaa eteenpäin. Yhteistyö Sofitumin kanssa on näyttäytynyt arvolähtöisenä strategisena kumppanuutena, jossa palveluntarjoaja elää asiakkaansa onnistumisesta. Kumppani ei ainoastaan toimita järjestelmää, vaan ajattelee yhdessä asiakkaan kanssa loppukäyttäjää - asukasta - ja laajemminkin suomalaisten hyvinvointia. Tämä ajattelutapa on heijastunut koko käyttöönottoprojektiin, joka on toteutunut vahvasti yhteisöllisesti. Yhteisölähtöinen kehittäminen on vahvistanut sitoutumista ja luonut tunteen siitä, että ratkaisu rakennetaan yhdessä.

Muutos, joka näkyy ihmisissä

Koko henkilöstö on ottanut uuden järjestelmän käyttöön hienosti. Kiinteistöhallintajärjestelmän vaihto on aina merkittävä ponnistus, mutta Jyrkkälässä muutos nähtiin mahdollisuutena kehittää omaa työtä ja koko toimialaa. Samalla rakennetaan ratkaisuja, jotka eivät hyödytä vain yhtä organisaatiota, vaan vievät koko alaa eteenpäin.

Uuden järjestelmän hyödyt eivät rajoitu pelkästään tehokkuuteen tai prosesseihin, vaan ne näkyvät ennen kaikkea ihmisissä.

“Yhdessä koettu iso muutos on luonut yhteenkuuluvuutta - onnistuimme yhdessä!”, kertoo Lauri Ahonen, Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolun toimitusjohtaja.

Toimiva ja nopeasti kehittyvä ohjelmisto tuo tekemiseen yhteisen rytmin, synkronoi tiimin arkea ja harmonisoi eri työtehtäviä. Kun työväline lakkaa vastustamasta ihmistä, työ muuttuu sujuvammaksi ja mielekkäämmäksi ja samalla ihmiset pääsevät loistamaan omassa työssään.

Tulevaisuuden suunta on selvä

Tulevaisuudessa Aulaan-järjestelmä nähdään keskeisenä osana kiinteistöhallinnan kehitystä. Sen rooli ei rajoitu operatiiviseen tekemiseen, vaan ulottuu laajemmin asumisen laadun ja sujuvuuden parantamiseen. Kiinteistöhallintajärjestelmillä on suora vaikutus arjen sujuvuuteen asuinyhteisöissä ja Jyrkkälässä tavoitteena on hyödyntää tätä vaikutusta mahdollisimman hyvin.

Lauri Ahosen viesti muille toimijoille on selkeä: maailma muuttuu nopeasti, ja kehityksessä on pysyttävä mukana. Rohkeat päätökset ja oikeat työkalut mahdollistavat paremman asiakaskokemuksen - nyt ja tulevaisuudessa.
‍